社員旅行は経費になる？福利厚生費の条件・4泊5日・50％基準と海外旅行の注意点

従業員の慰安を目的として通常必要な範囲で行う社員旅行・慰安旅行は、会社側では福利厚生費として処理できる場合があります。

国税庁も、専ら従業員の慰安のために行われる旅行などに通常要する費用については、交際費等から除き、福利厚生費などとして扱うとしています。

ただし、ここで注意したいのが、「会社の経費になるか」と「従業員に給与課税されないか」は厳密には別の問題だということです。

社員旅行としての要件から外れた場合でも、すべての旅行代が直ちに「会社の経費に一切できない」わけではありません。実態に応じて給与や交際費など、別の科目・税務処理が必要になることがあります。国税庁も、役員だけの旅行や取引先への接待旅行などは、給与・交際費などとして適切に処理するよう示しています。

そのため、経営者や経理担当者は「経費になる・ならない」だけでなく、どの勘定科目で処理するのか、従業員への給与課税が発生しないかまで確認する必要があります。

国税庁は、従業員レクリエーション旅行について、旅行による従業員の経済的利益が少額不追求の趣旨を逸脱せず、さらに次の基準を満たしている場合には、原則として旅行代を参加者の給与としなくてよいとしています。

社員旅行について特に誤解されやすいのが「50％以上」という基準です。

国税庁の基本的な取扱いでは、旅行に参加する人数が全体の50％以上であることが原則的な基準とされています。工場や支店ごとに実施する場合には、その職場ごとの従業員数を基準に判定します。

しかし、50％を1人でも下回れば必ず給与課税される、という意味ではありません。

国税庁は、全従業員を対象に社員旅行を募集したものの、従業員の都合によって参加率が38％になった事例を公表しています。

この事例は3泊4日で、旅行費用15万円のうち会社負担7万円、従業員負担8万円でした。会社の福利厚生規程に基づき、全従業員を対象として募集し、親睦や勤労意欲向上を目的とした会社主催の旅行であったことなどを総合的に判断し、参加率が50％未満でも給与課税しなくて差し支えないとされています。

つまり50％は非常に重要な原則的基準ではありますが、最終判断は旅行の実態によります。

社員旅行では「一人10万円までなら福利厚生費になる」という説明を目にすることがあります。

しかし、国税庁は一人当たり10万円という固定の上限額を定めていません。

国税庁の具体例には、次のような旅行があります。

社員旅行という名称にしていても、実態が福利厚生と異なれば、従業員や役員への給与として扱われる可能性があります。

代表的なケースを整理すると次のとおりです。

社員旅行に配偶者や子どもを連れて行きたいというケースもあります。

ここは特に慎重な処理が必要です。

国税庁が従業員レクリエーション旅行について示している給与非課税の枠組みは、基本的に役員・使用人が受ける経済的利益についてのものです。また、法人税上の福利厚生費についても、専ら従業員の慰安のために行われる旅行の通常必要な費用が基本となっています。

そのため、従業員の家族分まで会社が当然に福利厚生費として負担できるとは考えない方が安全です。

家族の旅行代を会社が負担すれば、その従業員本人に与えた経済的利益として給与課税の問題が生じる可能性があります。

実務上は、家族参加を認める場合でも、

観光ではなく「研修旅行」として会社が旅行する場合もあります。

研修旅行が会社の業務遂行に直接必要なものであれば、その費用は参加者への給与として課税されません。

一方、研修という名称でも実質的には観光旅行であったり、業務に直接必要ではなかったりする部分については、給与課税される場合があります。

つまり、「社員旅行だと条件が厳しいから研修旅行という名前にしておこう」という処理は適切ではありません。

研修旅行として処理するのであれば、研修テーマ、訪問先、業務との関係、研修スケジュールなどから、会社の事業との直接的な関連性を説明できる状態にしておきましょう。

法人税・所得税だけでなく、社員旅行では消費税にも注意が必要です。

国税庁は、厚生費などの支払いについて、事業者が事業として他の事業者から資産やサービスを購入するものであれば、原則として課税仕入れに該当するとしています。一方、給与等の支払いは課税仕入れには含まれません。

したがって、福利厚生目的の社員旅行で国内のホテル、飲食店、交通機関などからサービスを受ける場合には、各取引の内容に応じて消費税を処理します。国内の宿泊・飲食・運送などは、原則として消費税の対象となる役務提供です。

一般課税で仕入税額控除を受ける場合には、原則として必要な帳簿や適格請求書等を保存する必要があります。

社員旅行が福利厚生目的だったことを後から説明できるよう、企画時点から資料を残しておくことをおすすめします。

特に残しておきたいのは、社員旅行の案内、対象従業員が分かる資料、参加者名簿、旅程表、旅行会社の見積書・請求書・領収書、会社と従業員それぞれの負担額が分かる資料などです。

家族が参加した場合には、家族分の費用と従業員本人分を区分し、家族分を本人から徴収したのであれば、その入金記録も残しておくと説明しやすくなります。

重要なのは「社員旅行という名前の領収書があること」ではありません。

誰を対象に、何の目的で、どのような旅行を行い、会社がいくら負担したのかを客観的に説明できることです。

社員旅行は、従業員の慰安を目的として社会通念上一般的な範囲で行われるものであれば、福利厚生費として処理できる可能性があります。

基本となるのは「4泊5日以内」「参加率50％以上」という基準ですが、この数字だけで税務上の結論が決まるわけではありません。

特に押さえておきたいのは、50％未満でも総合判断により給与課税されない事例があること、一人10万円という固定上限はないこと、全員参加そのものは必須ではないことです。

一方、成績優秀者だけを招待する旅行、不参加者への現金支給、役員だけの旅行、家族分まで会社負担する旅行などは、給与課税や別の勘定科目を検討する必要があります。

また、海外社員旅行では外国での滞在日数だけでなく、消費税について国内取引・国外取引などを区分することも忘れてはいけません。

社員旅行は、予約して費用を支払ってから税務処理を考えるより、企画段階で参加対象者・日程・会社負担額・家族参加・消費税処理まで確認しておく方が安全です。

浅野税務会計事務所では、法人向け税務顧問として、日常の経理処理や法人税・消費税、インボイス制度などの税務相談に対応しています。社員旅行を福利厚生費として処理できるか判断に迷っている場合も、実際の旅行計画や会社負担額を踏まえてご相談いただけます。